Organiser un congrès scientifique : l’exemple de l’événement international ISCVID 2026

À l’occasion du congrès médical ISCVID 2026, organisé à Rennes, Essentiel a accompagné le comité organisateur dans la préparation et la mise en œuvre de l’événement, depuis le pilotage du projet jusqu’à l’accueil des participants sur place.

Tous les deux ans, l’International Society of Cardio-Vascular Infectious Diseases réunit des spécialistes du monde entier afin de partager les dernières avancées consacrées à l’endocardite et aux infections cardiovasculaires. Pour sa 18e édition, organisée du 28 au 30 juin 2026 à l’Université de Rennes, le congrès a rassemblé infectiologues, cardiologues, chirurgiens cardiovasculaires, réanimateurs, radiologues et chercheurs autour de sessions plénières, de présentations scientifiques et de communications affichées. L’objectif : favoriser le partage des connaissances et faire progresser le diagnostic et le traitement de pathologies particulièrement complexes.

Les grands principes de notre accompagnement pour l’organisation d’un colloque scientifique :

Anticiper… Préparer le colloque bien en amont

La réussite d’un congrès ne repose pas uniquement sur la qualité de son programme scientifique. Elle dépend aussi d’une organisation précise, capable d’anticiper les besoins des intervenants, des partenaires, des prestataires et des participants.

Pour ISCVID 2026, l’accompagnement a débuté près de 2 ans avant l’événement avec la définition d’une feuille de route, la construction d’un rétroplanning général et la mise en place de réunions de suivi régulières.

Ce pilotage a permis de coordonner les différentes dimensions du projet :

• L’organisation scientifique et les interventions,
• Les inscriptions et l’accueil des participants,
• La logistique du lieu,
• Les relations avec les laboratoires partenaires,
• Les transports et hébergements des orateurs,
• Les supports de communication,
• Le programme social proposé aux congressistes.

Cette approche globale avait été identifiée dès la phase de conception de l’événement comme une condition essentielle de sa réussite.

Accueillir… Garantir un accueil de qualité aux participants internationaux

Un colloque international implique une gestion particulièrement attentive des orateurs et modérateurs.

L’agence a ainsi assuré le recensement de leurs besoins, la recherche et la réservation de leurs transports et hébergements, la transmission des documents de voyage et l’envoi des informations pratiques nécessaires à leur venue. La gestion des imprévus fait également partie des tâches à anticiper, notamment du point de vue du temps à y passer : annulation de vols, impact sur les nuitées… Un gros travail de coordination et de suivi personnalisé pour que chacun arrive et reparte du congrès selon ses souhaits !

Cette coordination humaine est déterminante : elle contribue directement à la qualité de l’accueil, à la ponctualité des interventions et à la fluidité du programme scientifique.

Organiser… Assurer une logistique fluide et adaptée

Le congrès s’est tenu sur le campus Hoche de l’Université de Rennes. Un travail spécifique d’organisation des flux a été mené entre l’accueil, l’auditorium, les espaces de restauration, les zones de posters scientifiques et les stands partenaires.

Essentiel a pris en charge :

• La conception du plan d’implantation,
• L’organisation des différents espaces,
• La coordination avec le lieu d’accueil,
• La recherche et le suivi des prestataires,
• La gestion des besoins techniques,
• La signalétique directionnelle et informative,
• L’encadrement des équipes d’accueil,
• La coordination du montage, de l’exploitation et du démontage.

La présence de l’équipe sur site pendant toute la durée de l’événement a permis en complémentarité de répondre rapidement aux aléas et d’assurer la continuité entre la préparation et l’exploitation.

Fédérer… Accompagner et valoriser les partenaires

Les laboratoires et partenaires occupent une place importante dans l’équilibre économique et l’animation d’un congrès médical.

L’agence a conçu l’offre de sponsoring, accompagné la contractualisation des partenariats et centralisé les échanges avec les différents laboratoires.

Chaque partenaire a également été accompagné dans la préparation de sa présence : informations pratiques, implantation, badges, contraintes techniques et accueil sur place.

Communiquer… Déployer une communication claire et cohérente

L’identité et les supports de communication doivent faciliter l’accès à l’information tout en valorisant la dimension scientifique de l’événement.

Pour ISCVID 2026, Essentiel a créé et décliné l’univers visuel du congrès sur différents supports :

• Site web événementiel en anglais,
• Gestion des inscriptions payantes,
• Présentation du programme, des intervenants et des partenaires,
• Badges des participants,
• Programme imprimé,
• Brochure des abstracts,
• Certificats remis aux auteurs,
• Signalétique sur site,
• Slides diffusées dans l’auditorium,
• Éventails en carton aux couleurs de l’événement (en dernière minute face aux conditions météo),
• Supports dédiés au programme social.

Au fil du projet, le périmètre de communication s’est donc enrichi pour répondre aux besoins concrets du comité organisateur et des participants.

Créer du lien… Favoriser les échanges au-delà du programme scientifique

Un colloque scientifique est aussi un espace de rencontres, de discussions informelles et de développement de nouvelles collaborations.

En complément du programme académique, l’agence a assuré l’organisation de 2 événements :

• La “Welcome reception” le 1er soir du congrès, au cœur de l’université, avec des mets typiquement bretons,
• La soirée de gala au mem, à Rennes, qui a réuni 150 participants (cocktail ambiance jazz, dîner assis, soirée dansante).

Elle a également participé à la mise en œuvre du programme social, avec une visite du Mont-Saint-Michel.

Ces temps contribuent pleinement à l’expérience du congrès : ils permettent aux participants de poursuivre les échanges dans un cadre différent et de découvrir le territoire d’accueil.

Coordonner… Mobiliser toutes les expertises nécessaires

L’exemple d’ISCVID 2026 montre que l’organisation d’un colloque scientifique mobilise des compétences complémentaires :

• Conseil et gestion de projet,
• Coordination logistique et technique,
• Gestion des intervenants,
• Relations partenaires,
• Création graphique,
• Conception web,
• Gestion des inscriptions,
• Production de supports,
• Organisation de soirées et de programmes sociaux,
• Présence opérationnelle sur site.